Minneslista över de handlingar och den information som rasklubbarna har att fortlöpande sända till SGVK reviderad Februari 2009 Datumstyrd information 15 januari Klubbens medlemsantal per den 31/12 skall vara SGVK skriftligt tillhanda. Det är viktigt med tanke på antal röster som klubben har vid fullmäktigestämman. Den summa som sänds till SKK är SGVKs officiella summa som ej kan ändras. Även medlemsavgiften skall inbetalas. 28 februari En aktuell medlemsförteckning måste alltid finnas hos SGVK. SGVK kan vid behov omgående be att få ny aktuell lista under året 30 november Ansökan om officiell utställning skall vara SGVK tillhanda (exempel ansöks år 2009 för år 2012 ) en sammanställning skall sändas till SKK av SGVK Årsmöten, SGVK-fullmäktige och protokoll Klubbens samtliga årsmöteshandlingar måste vara SGVK tillhanda före rasklubbens årsmöte Klubbens justerade årsmötesprotokoll sändes snarast till SGVK Fullständig lista över klubbens samtliga förtroendevalda med e-postadress, adress, telefonnummer skall senast 1 månad efter klubbens årsmöte vara SGVK tillhanda . Klubbens protokoll sändes fortlöpande till SGVK, så fort de är justerade Senast 6 veckor före SGVKs fullmäktigestämma skall följande handlingar vara SGVK tillhanda: 1. Namn på klubbens delegater och suppleanter med fullständig adress (handlingar sänds endast till ordinarie delegater) 2. Rasklubbens avelsrådsberättelse och arbete med RAS 3. Eventuella motioner Övrig information Uppgifter på klubbens funktionärer med e-postadress, adress och telefonnummer såsom a) Avelsråd b) Valphänvisare c) Mottagare av ” Pressnytt” Klubbens aktuella kontaktperson (med e-postadress, adress och telefonnummer) till SGVK måste alltid finnas hos SGVK, vid byte av person eller om personen byter adress mm måste den nya aktuella uppgiften finnas hos SGVK Rasklubbens tidskrift sänds samtidigt som den sänds till medlemmarna till SGVK. Rasklubbens aktiviteter bör i möjligaste mån vara öppna för alla SGVKs medlemmar och därför även anslås via länk från SGVKs hemsida. Utställningar och prov Domare som ansöker om att få utbilda sig på en ras, här har rasklubben max 2 månader på sig att lämna svar till SGVK Ansökan om inofficiell utställning, prov eller tävling måste vara SGVK tillhanda senast 3 månader före verksamhets dagen Namn och uppgifter om domaren bör meddelas SGVK redan då kontakten tas med domaren. Kopia på domaravtal skall vara SGVK tillhanda senast 6 månader före utställningsdag, enligt SKKs kvalitetssäkringsprogram. Inbjudan av icke nordiska domare tar längre tid då SKK måste kopplas in Resultat från utställning skall omgående dock senast 10 dagar efter utställningsdagen sändas till SGVK. Resultaten registreras inte förrän allt materiel har kommit in i korrekt skick (SKK s regel) Vid platsansvar för en SGVK utställning måste SGVK omgående få besked om man byter ansvarig person, annars sänder SGVK informationen till den tidigare vilket kan göra att informationen kommer rätt person tillhanda för sent Inbjudningar, PM till utställningar, prov och tävlan måste enligt SKKs kvalitetssäkringsprogram alltid godkännas av SGVK före publicering, gäller såväl officiellt som inofficiellt